C'est dans l'avis de marché ou les documents de la consultation que l'organisme public détermine librement les conditions de l'appel d'offres et de la présentation de la réponse qu'il attend.

Il peut, par exemple, demander que les formulaires types du ministère des finances soient utilisés.

Même si les demandes ne relèvent pas directement de la législation relative aux marchés publics, elles doivent être respectées par les candidats.

Les candidats doivent éviter l'utilisation d'un dossier de réponse type.

La première condition pour qu'une offre soit examinée est qu'elle soit réceptionnée par l'organisme public dans le délai maximum indiqué dans l'avis de marché. Pour garantir l'égalité des candidats, tous disposent du même temps pour élaborer et remettre leur offre.

Chaque fournisseur doit anticiper l'expiration du délai et prendre toutes les mesures nécessaires pour que son offre parvienne avant la date et l'heure limites, en tenant compte d'indications telles que les horaires d'ouverture du service pour les documents à remettre et du poids des documents pour les offres transmises par voie électronique.

Certaines modalités sont reconnues pour attester de façon fiable les date et heure de réception de l'offre :

• remise en mains propres contre récépissé mentionnant la date et l'heure,

• recommandé postal avec avis de réception,

• transmission électronique sur le profil d'acheteurs de l'organisme public...

L'offre doit être transmise en une seule fois avant l'expiration du délai. Par exemple, si un pli arrive dans les temps mais que les échantillons demandés arrivent après l'échéance, l'offre est considérée comme incomplète et ne pourra pas être examinée par l'organisme public.

Dans certains cas, les candidats peuvent proposer une solution variante, c'est-à-dire une solution ou l'emploi de moyens autres que ceux qui ont été fixés dans les documents de la consultation.

Ces variantes permettent de faire ressortir des solutions innovantes ou d'employer des moyens inconnus de l'organisme public.

Dans une procédure formalisée, les variantes sont interdites, sauf si l'organisme public les a autorisées dans l'avis de marché.

À l'inverse, dans une procédure adaptée, les variantes sont autorisées, sauf si l'organisme précise le contraire dans les documents de la consultation.

Certaines offres peuvent ne pas être examinées par l'organisme public :

• l'offre irrégulière est une offre incomplète (absence d'une pièce demandée dans les documents de la consultation, par exemple) ou qui ne respecte pas la législation applicable en matière sociale et environnementale,

• l'offre inacceptable est une offre dont le prix excède les crédits établis pour le marché avant le lancement de la procédure,

• l'offre inappropriée est une offre qui apporte une réponse différente du besoin exprimé par l'organisme public (offre proposant des ordinateurs de bureau alors que l'objet du marché porte sur des ordinateurs portables, par exemple).

C'est pourquoi il est essentiel de lire attentivement tous les documents de la consultation et de s'y conformer.

Dans le cadre d'un appel d'offres et dans une procédure adaptée sans négociation, les offres irrégulières, inacceptables ou inappropriées sont éliminées sans être examinées. Toutefois, l'organisme public peut autoriser les soumissionnaires concernés à régulariser une offre irrégulière.

Dans les autres procédures, les offres inappropriées sont éliminées, mais les offres irrégulières ou inacceptables peuvent faire l'objet d'une négociation ou d'un dialogue pour être modifiées.

Le choix de négocier ou non et les modalités de la négociation sont librement fixés par l'organisme public.

Les prix sont en théorie librement fixés. Néanmoins, l'organisme public est attentif aux offres anormalement basses pour éviter les pratiques déloyales.

Lorsqu'une offre lui semble anormalement basse, l'organisme public ne peut pas la rejeter automatiquement et peut demander au fournisseur ou au prestataire de lui fournir des précisions sur le montant de son offre ainsi que sur les aspects suivants :

• fabrication des produits ou modalités de la prestation,

• conditions favorables dont le soumissionnaire peut disposer,

• application de la réglementation sur le lieu d'exécution des prestations en matière environnementale, sociale et du travail.

Après vérification, il peut rejeter une offre anormalement basse si le soumissionnaire ne justifie pas de manière satisfaisante le bas niveau du prix ou des coûts qu'il a proposés ou s'il contrevient aux obligations en matière de droit de l'environnement, social et du travail.