L'assiette des cotisations et contributions sociales, c'est-à-dire la base sur laquelle elles sont calculées, est constituée de toutes les sommes et tous les avantages attribués en contrepartie ou à l'occasion du travail effectué.

Il s'agit notamment des éléments de rémunération suivants :

• salaire brut (y compris les heures supplémentaires),

• primes et indemnités,

• prestations sociales complémentaires,

• revenus de remplacement en cas d'arrêt maladie, maternité ou accident de travail,

• prestations familiales extralégales,

• avantages en espèces servis par le comité d'entreprise,

• avantages en nature (nourriture et logement, mise à disposition de voiture pour l'usage privé des salariés, etc.).

D'autres éléments de rémunération ne sont pas soumis à cotisation :

• indemnités journalières versées par la Sécurité sociale,

• revenus de remplacement : pensions de retraite et d'invalidité, allocations de chômage et de préretraite,

• primes liées à l'intéressement ou à la participation des salariés aux résultats de l'entreprise (dans le cadre d'un accord collectif),

• gratifications liées à la remise de la médaille d'honneur du travail, dans la limite du salaire mensuel de base,

• indemnités considérées comme des dommages et intérêts,

• contributions patronales de retraite supplémentaire et de prévoyance complémentaire,

• remboursement de frais professionnels pouvant être justifiés.

La base de calcul des cotisations ne peut pas être inférieure à la rémunération minimale légale ou conventionnelle (Smic), à laquelle doivent êtres ajoutées les majorations, primes et indemnités légales ou conventionnelles (sauf pour les salariés rémunérés au forfait ou les VRP multicartes).

À l'inverse, certaines cotisations sont plafonnées, c'est-à-dire qu'au-delà d'un certain plafond les rémunérations en sont plus prises en compte pour leur calcul. C'est le cas pour une partie des cotisations vieillesse et Fnal. Les autres cotisations sont dues sur la totalité de la rémunération.

La base de calcul de la CSG-CRDS est plus large que celle des cotisations de Sécurité sociale. S'y ajoutent les éléments de rémunération non soumis à cotisation (listés ci-dessus).

La masse salariale (c'est-à-dire les salaires bruts), le nombre d'heures rémunérées, l'assiette et le montant des cotisations doivent être déclarés chaque mois ou chaque trimestre :

• par les employeurs non agricoles à l'Urssaf au moyen de la déclaration unifiée de cotisations sociales (DUCS) qui comprend le bordereau récapitulatif de cotisations (BRC)

• par les employeurs agricoles à la caisse de mutualité sociale agricole (MSA) au moyen de la déclaration des salaires (DTS-MSA)

Les dates de déclaration et de paiement (selon une périodicité mensuelle ou trimestrielle) diffèrent selon l'effectif de l'entreprise et la date du versement du salaire au salarié : soit au cours du mois correspondant à la période de travail, soit au cours du mois suivant la période de travail (décalage de la paie).

Cette déclaration peut être faite directement par l'entreprise ou par l'intermédiaire d'un tiers déclarant agissant pour le compte de l'entrepris  : expert-comptable, association ou centre de gestion agréé...

Les entreprises, ou les établissements d'une même entreprise, qui ont été redevables de cotisations et contributions à partir d'un certain montant pour une année civile, ou celles qui doivent les verser de façon mensuelle, doivent régler leurs cotisations exclusivement :

• par télérèglement ou virement bancaire, à partir de 20 000 €

• par virement bancaire, à partir de 7 millions d'euros.

Les entreprises qui ont des établissements dépendant de plusieurs Urssaf, et qui centralisent la gestion de la paie de tous leurs salariés, peuvent effectuer leurs déclarations et paiements de cotisations auprès d'une seule caisse, qui devient leur interlocuteur unique (dite Urssaf de liaison) :

• de façon obligatoire pour les entreprises employant plus de 2 000 salariés,

• de façon optionnelle pour les autres.

Ce dispositif se met en place suite à une demande d'adhésion de l'entreprise, qui prend effet au 1er janvier de l'année suivante. Pour les entreprises qui pratiquent le décalage de paie, la mise en place est effective au 1er décembre de l'année en cours.