La durée de l'absence doit correspondre à la durée effective de l'activité prud'homale (sans arrondir à la demi-heure supérieure). Ainsi, le temps de transport entre le conseil et le lieu de travail, ou le domicile, doit être décompté comme du temps de travail effectif.

Le salaire est maintenu et versé par l'employeur, qui en est remboursé mensuellement.

Lorsque l'horaire de travail est supérieur à la durée légale, la charge des majorations pour heures supplémentaires est répartie entre l'État et l'employeur, proportionnellement au temps respectivement passé auprès de l'entreprise et auprès du conseil.

Ainsi, il faut appliquer la formule suivante : R = h x Hp /H

R : montant du remboursement par l'État à l'employeur pour chaque heure de travail supplémentaire

h : taux de majoration d'une heure supplémentaire

Hp : nombre d'heures effectuées au service du conseil de prud'hommes pendant le temps de travail

H : nombre d'heures de travail réellement effectuées dans le mois

Pour obtenir le remboursement des salaires maintenus et des charges sociales et avantages liés, l'employeur doit chaque mois adresser au greffe du conseil de prud'hommes :

• une copie du bulletin de salaire,

• un état contresigné par le salarié sur le formulaire cerfa n°13705*01 mentionnant les absences de l'entreprise justifiée par l'activité prud'homale et les éléments nécessaires au calcul du montant du remboursement.

La demande de remboursement doit être effectuée au plus tard dans l'année civile qui suit l'année de l'absence du salarié de l'entreprise, sous peine d'être non valable.

Si, par exemple, le salarié s'est absenté en juin 2016, son employeur peut demander le remboursement de son salaire jusqu'au 31 décembre 2017.