Guide des droits et des démarches administratives
Sous quelle forme peut-on conserver ses papiers ?Question-réponse
La plupart du temps, les documents à conserver sont au format papier. Si vous les scannez vous-même pour les conserver au format numérique, ces copies n'auront pas de valeur juridique.
Les documents à conserver (quittances de loyer, contrats d'assurance, avis d'imposition...) se présentent le plus souvent sous forme papier. Ces documents originaux ont une valeur juridique.
Vous pouvez utiliser des photocopies de vos documents (un diplôme par exemple) à destination de l'administration si la copie est lisible. Cependant, l'administration concernée peut demander l'original du document en cas de doute sur la validité de la copie.
La durée de conservation varie selon le type de document.
Vos documents peuvent aussi vous être envoyés par courrier électronique ou être mis à votre disposition sur un site internet au format numérique.
Le passage au format numérique a été réalisé par l'entreprise ou l'organisme responsable du document.
Ces documents ont la même valeur juridique que les documents papier originaux et les mêmes durées de conservation.
Pour obtenir des documents sous forme numérique, il faut généralement disposer d'un compte sur le site internet concerné.
Par exemple, c'est le cas de vos relevés de comptes, si votre banque offre ce service. Ce service peut être également disponible pour vos factures de fournisseur d'accès à internet ou d'énergie.
Si vous payez vos impôts en ligne, vos avis d'imposition sont disponibles dans votre espace personnel sur impots.gouv.fr. Vous pouvez choisir de ne recevoir que la version numérique de vos avis.
Si vous scannez vous-même des documents papier pour les conserver sur votre ordinateur, ils n'ont pas la valeur juridique d'un original.
De tels documents ne pourront pas être utilisés dans une action en justice.
Références
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Code civil : articles 1316 à 1316-4
Validité d'un document numérique
