L'employeur doit convoquer le salarié à un entretien préalable au licenciement par l'un des moyens suivants :

• lettre recommandée avec demande d'avis de réception (LRAR),

• lettre remise en main propre contre décharge,

• ou tout moyen permettant de justifier des dates d'expédition et de réception de la lettre (par exemple, par un système de transport rapide de courrier ou par l'intermédiaire d'un huissier de justice).

La lettre de convocation doit indiquer les éléments suivants :

• objet de l'entretien entre le salarié et l'employeur (c'est-à-dire envisager le licenciement du salarié),

• date, heure et lieu de cet entretien,

• possibilité pour le salarié de se faire assister durant l'entretien par une personne de l'entreprise ou, s'il n'y a pas de représentants du personnel dans l'entreprise, par un conseiller du salarié,

• coordonnées de la mairie ou de l'inspection du travail afin que le salarié puisse s'y procurer la liste des conseillers.

Le salarié qui souhaite se faire assister par un conseiller du salarié doit lui communiquer la date, l'heure et le lieu de l'entretien. Il doit également informer l'employeur de sa démarche (par écrit ou par oral).

L'entretien ne peut avoir lieu moins de 5 jours ouvrables après la présentation de la lettre recommandée de convocation ou de sa remise en main propre.

En cas de procédure disciplinaire, l'entretien doit avoir lieu dans les 2 mois qui suivent la connaissance des faits reprochés au salarié.

Au cours de l'entretien, l'employeur doit exposer les motifs du licenciement envisagé, et recueillir les explications du salarié.

L'employeur ne doit en aucun cas annoncer sa décision de licencier le salarié durant l'entretien.

Le salarié n'est pas obligé de se présenter à l'entretien préalable. Son absence ne peut pas lui être reprochée.

Toutefois, cette absence ne remet pas en cause la suite de la procédure (sauf en cas de convocation irrégulière), et l'employeur peut par la suite notifier au salarié son licenciement par lettre.