Un procès-verbal des décisions prises en assemblée générale est établi à la fin de chaque séance.

Il doit être signé par :

• le président de l'assemblée,

• le secrétaire,

• et le ou les scrutateurs.

Les procès-verbaux sont ensuite inscrits les uns à la suite des autres au sein d'un registre spécifique.

Le syndic de copropriété est le gardien des registres contenant les procès-verbaux des assemblée générales des copropriétaires et de ses annexes. Il est tenu d'en délivrer une copie ou un extrait à tout copropriétaire qui en fait la demande. Le contrat de syndic peut prévoir des frais pour la communication de ces documents.

Le procès-verbal doit mentionner :

• le résultat des votes, sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour,

• les noms des copropriétaires qui se sont opposés ou abstenus à une décision, ainsi que leur nombre de voix,

• les réserves éventuellement formulées par les copropriétaires opposants sur la régularité des décisions.

La feuille de présence de l'assemblée générale est annexée au procès-verbal.

La notification des procès-verbaux n'est pas obligatoire, sauf dans certains cas.

Tous les occupants (y compris les locataires) doivent être informés des décisions de l'assemblée générale ayant une influence sur les conditions d'occupation de l'immeuble.

Notamment les décisions relatives :

• à l'entretien de l'immeuble et aux travaux de toute nature,

• à la présence du personnel ou de prestataires (ménage, entretien de l'ascenceur...). Lorsque ces décisions comprennent des informations à caractère personnel, il est procédé à l'anonymisation de leur contenu. De plus, une décision sur le licenciement du gardien ou tout autre employé de l'immeuble ne peut pas transmise aux occupants avant que la personne concernée en ait été elle-même informée.

Cette information doit se faire via un document affiché aux yeux de tous.