Les structures d'accueil collectif sans hébergement doivent déclarer leurs locaux, leurs activités et leurs animateurs aux services préfectoraux (directions départementales chargées de la cohésion sociale).

Le personnel encadrant est composé de personnes salariées ou bénévoles âgées d'au moins 17 ans. Ces personnes sont le plus souvent titulaires d'un brevet d'aptitude (par exemple, Bafa ou BAFD) ou d'une qualification certifiée par leur statut d'agent public relevant de l'animation. D'autres titres ou diplômes dont la liste est fixée par arrêté du ministère chargé de la jeunesse permettent également d'animer ces accueils.

Le nombre d'encadrants dépend de l'âge des enfants et du type d'accueil.

En accueil de loisirs périscolaire, L'effectif maximum des enfants ou adolescents accueillis est celui de l'école. Lorsque l'accueil se déroule sur plusieurs sites ou lorsqu'il regroupe des enfants de plusieurs écoles, l'effectif maximum accueilli est limité à 300.

En accueil de loisirs extrascolaire, l'effectif maximum accueilli est limité à 300 enfants ou adolescents.

Les locaux utilisés doivent être en conforme aux normes des "établissements recevant du public" (ERP).

En outre, les locaux doivent respecter des normes d'hygiène, notamment en matière de restauration.

Des inspections sont réalisées en situation réelle et de façon inopinée (sans avertissement) pour vérifier que les structures d'accueil respectent bien les règles de fonctionnement.

En cas de non-respect des obligations, et indépendamment des sanctions pénales qui peuvent être prononcées par le juge, l'État peut refuser l'ouverture ou ordonner la fermeture des lieux.

Les personnes (dont les parents) ayant ayant connaissance d'infractions à la réglementation ou de mise en danger des enfants doivent en avertir les inspecteurs des directions départementales chargées de la cohésion sociale.