Sont concernés tous les prestataires de formation, qu'ils soient personnes physiques ou morales, qui forment des salariés, demandeurs d'emploi ou travailleurs indépendants, dans le cadre de leur activité professionnelle (y compris pour la réalisation de bilans de compétences ou de validation des acquis de l'expérience).

La déclaration d'activité doit être déposée dans les 3 mois qui suivent la conclusion de la première convention ou premier contrat de formation par le prestataire.

Une fois obtenu, le n° d'enregistrement de la déclaration d'activité doit figurer sur les conventions et, en l'absence de conventions, sur les bons de commandes, factures ou contrats de formation professionnelle.

Ne sont pas concernés par l'obligation de déclaration :

• un sous-traitant qui ne conclut pas directement de convention ou de contrat de formation professionnelle et qui intervient pour le compte d'un centre de formation déclaré en apportant seulement un concours technique ou pédagogique à la réalisation d'actions de formation, sauf s'il a la responsabilité opérationnelle de l'action qu'il dispense,

• un prestataire de formation proposée à des particuliers dans leurs activités de loisirs,

• une entreprise qui réalise pour son personnel des formations professionnelles internes par ses propres moyens.

La déclaration, qui doit indiquer la dénomination, l'adresse, l'objet de l'activité, le statut juridique du déclarant et les éventuelles autres activités exercées, doit être adressée au préfet de région :

• soit du lieu du principal établissement,

• soit du lieu où est assurée sa direction effective,

• soit du lieu du siège social,

• soit du domicile de son représentant en France (si le siège social est situé à l'étranger).

Jusqu'à la délivrance du récépissé comportant le n° d'enregistrement, l'organisme ou le formateur indépendant est réputé déclaré. Le préfet doit donner sa réponse dans les 30 jours. Le silence gardé dans ce délai vaut enregistrement de la déclaration.

Toute modification de la déclaration initiale (dénomination de l'organisme, adresse, statut, identité du responsable, etc.) ou toute cessation d'activité doivent être déclarées dans les 30 jours.

Tous les organismes de formation et les formateurs indépendants déclarés figurent dans la liste publique des organismes de formation .

Cette liste, consultable en ligne gratuitement, comporte les renseignements relatifs à la raison sociale de l'organisme, ses effectifs, la description des actions de formation dispensées et au nombre de salariés et de personnes formées.

• En ligne
• Par correspondance

La déclaration doit être accompagnée des pièces suivantes :

• copie du justificatif d'attribution du numéro Siren,

• bulletin n°3 du casier judiciaire, soit du dirigeant pour les personnes morales, soit du déclarant pour les personnes physiques,

• copie de la première convention de formation professionnelle (ou, à défaut, du bon de commande ou de la facture établis pour la réalisation de la prestation de formation) ou du premier contrat de formation professionnelle,

• justificatif d'inscription sur la liste arrêtée par l'organisme collecteur paritaire agréé (OPCA), dans le cas où l'organisme présente à l'appui de la déclaration une convention de bilan de compétences pour un salarié,

• copie du programme de la formation, ainsi que la liste des intervenants avec la mention de leurs titres et qualités, du lien entre ces titres et qualités et la prestation réalisée, et du lien contractuel avec l'organisme.

L'enregistrement de la déclaration d'activité peut être refusé, ou annulé après contrôle, dans les cas suivants :

• les prestations prévues ou réalisées ne correspondent pas à des actions de formation professionnelle,

• l'une des dispositions relatives à la réalisation des actions de formation (exigence d'un programme, remise d'une attestation de fin de formation, mentions devant figurer dans les conventions de formation et les contrats de formation, etc.) n'est pas respectée,

• l'une des pièces justificatives manque,

• la personne morale ou physique qui effectue la déclaration a été condamnée à une interdiction d'exercer une prestation de formation professionnelle continue pendant 5 ans pour certains crimes et délits liés à de mouvements sectaires entre autres (par exemple, exercice illégal de la médecine et de la pharmacie, abus frauduleux de l'état d'ignorance ou de la situation de faiblesse, etc.).

Le préfet doit motiver les raisons du refus d'enregistrement et indiquer les modalités de recours.

Le contrôle porte sur les prestations de formation correspondant aux recettes figurant dans le dernier bilan pédagogique et financier et aux recettes perçues entre la date de la fin de ce bilan et la date du contrôle.

Lorsque le prestataire vient de déclarer son activité (et n'est donc pas tenu de dresser le bilan pédagogique et financier), l'examen porte sur les prestations réalisées.

Après la déclaration de création, le prestataire de formation doit établir un bilan pédagogique et financier (BPF) retraçant son activité de l'année précédente avant le 30 avril de chaque année.

L'organisme de formation doit en conserver une copie.

Ce bilan est obligatoire pour tous les prestataires de formation, quel que soit leur statut juridique, que l'activité soit exercée à titre principal ou accessoire, à titre individuel ou non.

Le bilan comptable, le compte de résultat et l'annexe du dernier exercice clos doivent être joints par les organismes de formation de droit privé qui ont un total de produits supérieur à 15 244 € hors taxes au titre de la formation professionnelle continue.

Pour les organismes à activités multiples, un compte de résultat spécifique aux activités de formation professionnelle continue est à joindre au bilan pédagogique et financier.

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