La déclaration de la manifestation envisagée doit être déposée 3 jours francs au moins et 15 jours francs au plus avant la date de la manifestation auprès :

• de la mairie de la commune ou aux mairies des différentes communes sur le territoire desquelles la manifestation doit avoir lieu ;

• du préfet de département (du préfet de police des Bouches-du-Rhône dans ce département), lorsque l'événement doit avoir lieu sur le territoire de communes où la police nationale est compétente ;

• du préfet de police de Paris, en joignant en plus un dossier spécifique, lorsque l'événement doit avoir lieu à Paris.

L'association doit transmettre :

• une lettre de , qui précise le but de la manifestation, l'emplacement (ou les emplacements) de la manifestation et le nombre de personnes attendues,

• une liste des membres de l'équipe d'organisation (précisant pour chaque membre, son prénom, son nom et son domicile),

• l'itinéraire si l'événement implique le déplacement de personnes (défilé, cortège, etc.). En cas de passage sur des terres ou terrains appartenant à une personne privée, les accords écrits des propriétaires doivent être présentés.

La lettre doit être signée :

• par le président ou par un membre de l'association ayant reçu délégation,

• et par 3 responsables de l'organisation de l'événement, domiciliés dans le département où la manifestation commence.

L'événement doit faire l'objet d'une demande d'autorisation complémentaire auprès des instances compétentes de la fédération sportive concernée. Les procédures et les délais à respecter sont indiqués par la fédération sportive concernée.

L'événement doit faire l'objet d'une démarche complémentaire auprès de chaque préfet de département concerné (à Paris, auprès du préfet de police) qui est :

• en cas de circuit ou de parcours (course à pied, roller skating, cyclotourisme, etc.), une demande d'autorisation à l'aide du formulaire Cerfa n°13391*03,au moins 3 mois avant la manifestation, 

• en l'absence de circuit ou de parcours, une déclaration à l'aide du formulaire Cerfa n°13447*03, au moins 1 mois avant la manifestation.

L'autorité publique vérifie que l'association :

• fait preuve de bon sens dans la conception de l'événement pour assurer la sécurité des biens et des personnes,

• fait attention à ce que le secours reste facile à apporter (relation avec les pompiers, mise en place éventuelle d'un poste de secours, etc.),

• démontre que les installations éventuellement prévues (tentes, enceintes, gradins, scènes, manèges, etc.) répondent toutes aux obligations légales et réglementaires.

L'association doit prendre les mesures utiles pour être certaine de laisser le domaine public dans le même état que celui dans lequel il se trouvait avant le début de l'événement.

Les administrations peuvent apporter leur soutien technique (prêt de matériel, mise à disposition de personnels techniques, prêt de salles, etc.). Les forces de police ou de gendarmerie peuvent contribuer à la concrétisation des dispositifs de sécurité.

L'autorité peut demander à ce que l'association prouve qu'elle a pris toutes les garanties d'assurance utiles.

L'autorisation peut être donnée si un certain nombre d'engagements est respecté (paiement d'une redevance, modification du parcours, changement d'horaires, etc.). 

L'interdiction ne peut être motivée que par le maintien de l'ordre public.

La contestation d'une autorisation conditionnelle ou d'une interdiction s'effectue par le dépôt d'une requête devant le juge administratif.

La requête peut être accompagnée d'un référé-injonction permettant l'examen du recours en moins de 48 heures.